Alles bij het oude...
Alles bij het oude…
12 jaar geleden dacht ik: ik ga iets veranderen. Want onze cliënten vroegen er steevast naar: “Waarom is er geen digitale oplossing voor het papieren aandeelhoudersregister?”
En dat zijn we toen gaan maken.
Wat blijkt? Het papieren register is in werkelijkheid helemaal geen probleem. Het is niet iets waar een bestuurder zich zorgen over maakt.
Een digitaal aandeelhoudersregister lost pas een probleem op als het papieren register kwijt is. Maar dan is het te laat. Dan kun je nergens meer op terugvallen, anders dan op aannames. Er is namelijk geen centrale legger.
En waarom zou je als notaris nu willen veranderen?
- De KNB wacht op het centrale aandeelhoudersregister van overheidswege.
- Het papieren register wordt nu binnen de notariskantoren geruisloos en achter de schermen verzorgd door het personeel en dat kost ogenschijnlijk niets.
- Via de notariële softwarepakketten is het mogelijk om een ”digitaal” register aan te maken in Word. Bij vervolgtransacties wordt dat met pen of typemachine bijgewerkt en kost ogenschijnlijk ook niets.
- Er zijn inmiddels 2 aanbieders van digitale aandeelhoudersregisters op de markt. Welke moet je dan kiezen?
- Bestuurders van vennootschappen weten niet wat de consequenties van een zoekgeraakt register kunnen zijn. En sommige notarissen zijn niet op de hoogte van alle consequenties van de huidige werkwijze.
- En als een register kwijt is, maakt de notaris regen betaling een nieuw register aan.
Kortom, waarom zou je als notaris nu een keuze maken voor iets anders, terwijl daar alleen maar risico’s aan kleven?
Alles bij het oude, dat is wel zo veilig…
150 jaar geleden bewaarde men de titels van vastgoed ook thuis. Het instellen van het kadaster was niet sexy. Het was doelmatig (maakte belastingheffing mogelijk) bracht efficiëntie en rechtszekerheid. Zeker toen mutaties alleen nog via het notariaat konden worden ingeschreven. Kijk nou eens wat een succes het kadaster is.
Zo is ook het digitaliseren van het aandeelhoudersregister niet sexy, maar wel in het belang van de rechtszekerheid. Het zal leiden tot lagere lasten en tot meer efficiëntie bij notarissen en bestuurders.
En daarom moeten we er mee door. We moeten de veranderpijn voor lief nemen en onszelf instellen op digitalisering. In het licht van Digitale Oprichting BV (DOBV), die er toch echt aan gaat komen maar ook los daarvan. Soms moet je als beroepsbeoefenaar je cliënt tegen zichzelf in bescherming nemen en jezelf ook.
Na inschrijving in het digitale aandeelhoudersregister is de recherche eenvoudiger.
Het aangetekend versturen van registers, het reconstrueren van zoekgeraakte registers en het opduiken van verschillende met elkaar strijdige versies behoren dan tot het verleden. Makkelijk delen met de accountant en moeiteloos Engelse uittreksels maken. En digitale bijproducten zoals de organogram bijvoorbeeld.
En als je op het verkeerde paard hebt gewed: digitale register zijn uiteindelijk uitwisselbaar, want de data is gestructureerd en dan kun je dus makkelijk switchen.
Wapen je tegen de 7 grootste notariële problemen van het papieren aandeelhoudersregister. Download ons gratis Rapport.